Documentos aceptados por el IRS para validar tu identidad sin enviar el pasaporte original.

Documentos aceptados por el IRS para validar tu identidad sin enviar el pasaporte original

Si necesitas solicitar o renovar tu número de identificación personal de contribuyente (ITIN) pero no quieres enviar tu pasaporte original por correo, el IRS ofrece alternativas seguras. Existen 13 tipos de documentos aceptados, y en muchos casos puedes usar copias certificadas o combinar dos documentos distintos para evitar arriesgar tu pasaporte.

En este artículo aprenderás qué documentos acepta el IRS para probar tu identidad y estatus extranjero, cómo obtener copias certificadas, qué opciones tienes para no enviar originales y cuáles son los errores más comunes que debes evitar al preparar tu solicitud del Formulario W-7.

Escritorio con pasaporte cerrado, formulario W-7 del IRS, bolígrafo y documentos de identidad listos para enviar

¿Por qué el IRS solicita documentos de identidad?

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) requiere que todas las personas que solicitan un ITIN presenten documentos que prueben su identidad y su condición de extranjero. Esto es parte del proceso de verificación para asegurar que el número se asigne a la persona correcta y prevenir fraudes.

Los documentos deben ser originales o copias certificadas por la agencia emisora. El IRS no acepta fotocopias simples ni documentos notariados, salvo excepciones específicas para familias de militares.

Importante: El IRS devuelve los documentos originales en un plazo de hasta 60 días después de procesar tu solicitud. Si no los recibes después de ese tiempo, puedes llamar al IRS para verificar el estado.

Lista completa de documentos aceptados por el IRS

El IRS acepta 13 tipos de documentos para probar identidad y estatus extranjero. Estos documentos están divididos en dos categorías: los que pueden usarse solos y los que deben combinarse.

Documentos que pueden presentarse solos:

Pasaporte vigente: Es el único documento que puede presentarse solo, ya que prueba identidad y estatus extranjero simultáneamente.

Documentos que deben combinarse (uno de identidad + uno de estatus extranjero):

Para probar identidad (con fotografía): Licencia de conducir extranjera, tarjeta de identificación nacional, tarjeta de identificación estatal de EE. UU., visa estadounidense, tarjeta de residencia permanente (Green Card), tarjeta de identificación militar, entre otros.
Para probar estatus extranjero: Certificado de nacimiento extranjero, visa estadounidense, tarjeta de residencia permanente, documentos de inmigración del Departamento de Seguridad Nacional (DHS), entre otros.

Puedes consultar la lista completa y actualizada en la página de documentos aceptados para ITIN del IRS.

Consejo: Si no tienes pasaporte, combina una licencia de conducir extranjera (identidad) con un certificado de nacimiento (estatus extranjero). Ambos documentos deben estar vigentes o ser válidos al momento de enviar la solicitud.

¿Qué es una copia certificada y cómo obtenerla?

Una copia certificada es una reproducción exacta de un documento original que ha sido verificada y sellada por la agencia emisora del documento. El IRS acepta copias certificadas en lugar de originales, lo que te permite conservar tus documentos importantes.

Para obtener una copia certificada:

Pasaporte: Contacta a la embajada o consulado de tu país en Estados Unidos. Muchos consulados ofrecen este servicio por una tarifa.
Certificado de nacimiento: Solicítalo en el registro civil o la oficina de vital records del país donde naciste.
Licencia de conducir o identificación nacional: Contacta a la agencia emisora en tu país de origen.

Las copias deben incluir un sello oficial, firma autorizada y una declaración que indique que es una copia fiel del original. Las copias notariadas no son aceptadas, salvo excepciones para familias de militares.

Manos sosteniendo copia certificada de pasaporte con sello oficial junto a documento de identidad y formulario W-7 sobre mesa

Opciones para evitar enviar documentos originales por correo

Si prefieres no enviar tus documentos originales por correo postal, el IRS ofrece dos alternativas seguras:

1. Usar un Certified Acceptance Agent (CAA)

Los CAA son agentes autorizados por el IRS para verificar tus documentos de identidad y enviar el Formulario W-7 en tu nombre. Esta opción te permite conservar tus documentos originales, ya que el CAA los revisa, certifica y envía solo el formulario al IRS.

Los CAA pueden cobrar una tarifa por sus servicios (generalmente entre $100 y $500, según el caso). Puedes buscar un agente certificado cerca de ti en el directorio oficial de Certified Acceptance Agents del IRS.

2. Solicitar una cita en un Taxpayer Assistance Center (TAC)

Algunos centros locales del IRS ofrecen citas para verificar documentos de ITIN sin costo. Debes llamar al 844-545-5640 para programar una cita y confirmar que el centro ofrece este servicio.

En la cita, un empleado del IRS revisará tus documentos originales, los autenticará y te los devolverá al finalizar. Luego enviarán tu paquete al centro de procesamiento en Austin. Encuentra tu centro más cercano en la página de Centros de Asistencia al Contribuyente (TAC) del IRS.

Recomendación práctica: Si necesitas tus documentos originales rápidamente (por ejemplo, tu pasaporte para viajar), usa un CAA o solicita una cita en un TAC. Así evitas que el IRS retenga tus documentos por hasta 60 días.

Combinaciones de documentos más comunes sin pasaporte

Si no tienes pasaporte, puedes combinar dos documentos para probar identidad y estatus extranjero. Las combinaciones más utilizadas son:

Licencia de conducir extranjera + Certificado de nacimiento: La licencia prueba identidad (tiene fotografía) y el certificado prueba estatus extranjero.
Visa estadounidense + Certificado de nacimiento: La visa prueba identidad y estatus migratorio, y el certificado prueba nacionalidad extranjera.
Tarjeta de identificación nacional + Visa estadounidense: La tarjeta prueba identidad y la visa prueba estatus extranjero.
Tarjeta de residencia permanente (Green Card) + Certificado de nacimiento: La Green Card prueba identidad y estatus migratorio, y el certificado prueba nacionalidad.

Asegúrate de que ambos documentos estén vigentes el día que envías la solicitud. Las copias deben ser certificadas por la agencia emisora original.

Documentos especiales para dependientes

Si solicitas un ITIN para un esposo o hijo dependiente, además de los documentos de identidad, es posible que debas presentar prueba de residencia en Estados Unidos. Los documentos aceptados incluyen:

Registros escolares (boletas, cartas de inscripción).
Registros médicos (cartas de doctores, facturas de hospital).
Estados de cuenta bancarios.
Facturas de servicios públicos (luz, agua, gas).
Contratos de arrendamiento o hipoteca.

Estos documentos deben mostrar el nombre del dependiente y una dirección en EE. UU. Puedes consultar más detalles en la página de documentos aceptados para ITIN del IRS.

Evita fraudes: El IRS no cobra tarifas por procesar un Formulario W-7. Si alguien te pide dinero por “acelerar” el trámite o te ofrece un número “garantizado”, es probable que sea una estafa. Usa solo canales oficiales o agentes certificados.

Errores comunes al enviar documentos al IRS

Enviar documentos vencidos: El IRS rechaza pasaportes o identificaciones expiradas el día de la presentación. Verifica las fechas antes de enviar.
Enviar copias no certificadas: Las fotocopias simples o documentos notariados no son aceptados (salvo excepciones). Usa originales o copias certificadas por la agencia emisora.
No combinar correctamente los documentos: Si no usas pasaporte, debes presentar un documento de identidad (con fotografía) y otro de estatus extranjero. No envíes dos documentos del mismo tipo.
Olvidar incluir documentos para dependientes: Si solicitas ITIN para un esposo o hijo, recuerda adjuntar prueba de residencia en EE. UU. si es requerida.
Enviar documentos a la dirección incorrecta: Asegúrate de enviar tu paquete a la dirección oficial del ITIN Operation en Austin, Texas. Otras direcciones pueden causar retrasos o pérdida de documentos.

Preguntas frecuentes sobre documentos del IRS

¿El IRS acepta copias notariadas de documentos?

No. El IRS no acepta documentos notariados, salvo excepciones para familias de militares. Las copias deben ser certificadas por la agencia emisora original del documento (por ejemplo, el consulado para pasaportes o el registro civil para certificados de nacimiento).

¿Puedo enviar una copia de mi licencia de conducir de EE. UU.?

Sí, pero solo como prueba de identidad. Debes combinarla con un documento que pruebe estatus extranjero, como un certificado de nacimiento o visa. Además, la copia debe ser certificada por la agencia emisora (por ejemplo, el DMV del estado).

¿Qué pasa si mi documento no está en inglés?

El IRS acepta documentos en idiomas extranjeros, pero debes incluir una traducción certificada al inglés. La traducción debe ser realizada por un traductor certificado y acompañar al documento original o copia certificada.

¿Cuánto tiempo tarda el IRS en devolver mis documentos?

El IRS devuelve los documentos originales en un plazo de hasta 60 días después de procesar tu solicitud. Si no los recibes después de ese tiempo, puedes llamar al IRS al 1-800-829-1040 (dentro de EE. UU.) o al 1-267-941-1000 (desde el extranjero).

¿Puedo usar una tarjeta de identificación escolar como documento de identidad?

Sí, pero solo para menores de 18 años. La tarjeta debe tener fotografía, nombre, fecha de nacimiento y fecha de vigencia. Para adultos, debes usar una licencia de conducir, pasaporte u otra identificación oficial con fotografía.

Fuentes oficiales y recursos útiles

Aviso informativo: Este artículo ofrece información general y educativa. No constituye asesoría legal, migratoria, financiera, médica, contable ni fiscal. Cada caso puede tener requisitos distintos y las reglas pueden cambiar. Para orientación individual, consulta la entidad gubernamental correspondiente o a un profesional autorizado.